Zmiana biura rachunkowego z nowym rokiem – jak zrobić to bezpiecznie? (Poradnik 2026)

Wielu przedsiębiorców obawia się zmiany księgowej jak ognia. Boją się chaosu w dokumentach, kontroli z Urzędu Skarbowego i problemów z przekazaniem bazy danych. W rzeczywistości zmiana biura rachunkowego to standardowa procedura biznesowa, która – jeśli jest dobrze zaplanowana – przebiega niezauważalnie dla Twojej codziennej pracy. W Ekonomik w Poznaniu przeprowadzamy ten proces za klienta.

Kiedy najlepiej zmienić księgową?

Teoretycznie biuro można zmienić w dowolnym miesiącu roku. Jednak w praktyce najlepszym momentem jest przełom roku (styczeń) lub koniec kwartału.

Zmiana księgowej od 1 stycznia to najbezpieczniejsze rozwiązanie pod kątem prawnym i organizacyjnym. Dzięki temu unikasz rozmycia odpowiedzialności – poprzednie biuro zamyka rok podatkowy i sporządza roczne zeznanie (PIT/CIT), biorąc za nie pełną odpowiedzialność. Nowe biuro otwiera Księgi Handlowe lub KPiR na „czysto”, bez konieczności mozolnego przenoszenia danych z połowy roku czy korygowania ewentualnych błędów poprzedników. To dla Ciebie jasny start i oszczędność pieniędzy.

Jak zmienić biuro rachunkowe w 3 krokach? (Lista kontrolna)

Krok 1: Wypowiedzenie umowy. Sprawdź okres wypowiedzenia w obecnej umowie (zazwyczaj 1 lub 3 miesiące). Złóż pismo na piśmie za potwierdzeniem odbioru.

Krok 2: Podpisanie nowej umowy. Zrób to zanim wygaśnie stara umowa, aby zachować ciągłość ubezpieczenia OC biura i reprezentacji przed ZUS.

Krok 3: Odbiór dokumentów i bazy. Kluczowe jest odzyskanie nie tylko papierów, ale też bazy danych (np. pliki JPK, UPO).

Czy zmiana księgowej w trakcie roku jest bezpieczna?

Tak, pod warunkiem, że nowe biuro przeprowadzi tzw. bilans otwarcia i zweryfikuje poprawność księgowań z poprzednich miesięcy. W Ekonomik zawsze sprawdzamy „papiery” po poprzednikach, żeby klient spał spokojnie .

Co musi Ci wydać poprzednie biuro? (Checklista)

Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub Księgi Handlowe za bieżący rok.
Rejestry VAT zakupu i sprzedaży.
Deklaracje ZUS DRA wraz z potwierdzeniami wysyłki.
Ewidencję środków trwałych i wyposażenia.
Akta osobowe pracowników (jeśli zatrudniasz).

Dlaczego warto przenieść księgowość do Ekonomik w Poznaniu?

Nie jesteśmy tylko „liczydłem”. Działamy jako Twoja latarnia w świecie podatków. Oferujemy:

Dojazd i wsparcie lokalne na terenie Poznania (Wilda i okolice).
Reprezentację przed Urzędem Skarbowym (nie musisz tam chodzić).
Nowoczesny obieg dokumentów (online lub osobiście).

Umów darmową konsultację