Jak obniżyć koszty prowadzenia firmy w 2026 roku i nie popełnić błędów w rozliczeniach? Warto sprawdzić dwie możliwości: wakacje składkowe ZUS oraz zaliczenie wydatków na studia dziecka pracującego w firmie do kosztów podatkowych. Oba rozwiązania mają swoje warunki, które wyjaśniamy w tym poradniku.
Jak obniżyć koszty prowadzenia firmy w 2026 roku?
Dziś przyglądamy się dwóm sytuacjom, które mogą zainteresować właścicieli małych firm:
- Wakacjom składkowym ZUS w 2026 roku.
- Możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów czesnego za studia dziecka pracującego w firmie.
To dwa różne rozwiązania, ale mają jedną wspólną cechę: korzyść jest możliwa tylko wtedy, gdy spełnisz konkretne warunki.
Wakacje składkowe 2026. Jeden miesiąc bez własnych składek społecznych ZUS
Wyobraź sobie, że przez jeden wybrany miesiąc nie musisz finansować części swoich składek ZUS.
Brzmi dobrze? Właśnie na tym polegają wakacje składkowe.
Przedsiębiorca, który spełnia ustawowe warunki, może raz w roku otrzymać zwolnienie z opłacenia własnych składek na określone ubezpieczenia społeczne.
Nie oznacza to jednak, że przez cały miesiąc nie zapłaci żadnej składki.
Jakich składek dotyczą wakacje składkowe?
Jednym ze sposobów na to, jak obniżyć koszty prowadzenia firmy w 2026 roku, może być skorzystanie z wakacji składkowych ZUS. Trzeba jednak pamiętać, że zwolnienie obejmuje wyłącznie określone składki i wymaga spełnienia ustawowych warunków.
Zwolnienie może obejmować:
- obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne,
- obowiązkowe ubezpieczenia rentowe i wypadkowe,
- dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, jeżeli przedsiębiorca mu podlega,
- Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, jeżeli występuje obowiązek ich opłacania.
Zwolnienie dotyczy składek ustalanych od najniższej obowiązującej danego przedsiębiorcę podstawy wymiaru.
Ważne: wakacje składkowe nie obejmują składki zdrowotnej ani składek należnych za pracowników.
Składki objęte zwolnieniem finansuje budżet państwa. Przedsiębiorca może normalnie prowadzić działalność, wystawiać faktury i osiągać przychody. Nie musi zawieszać firmy.
Kto może skorzystać z wakacji składkowych?
Rozwiązanie skierowane jest przede wszystkim do osób prowadzących działalność wpisaną do CEIDG oraz do komorników sądowych, którzy spełniają wymagania ustawowe.
Jednym z warunków jest limit osób zgłoszonych do ubezpieczeń. W miesiącu poprzedzającym złożenie wniosku przedsiębiorca nie może mieć zgłoszonych więcej niż 10 ubezpieczonych, licząc również siebie.
Znaczenie mają także inne warunki, w tym dotyczące przychodów, wykonywania działalności na rzecz byłego pracodawcy i dostępnego limitu pomocy de minimis.
Dlatego przed złożeniem wniosku warto sprawdzić całą sytuację przedsiębiorcy, a nie tylko liczbę pracowników.
Kiedy złożyć wniosek o wakacje składkowe w 2026 roku?
Tu najłatwiej o pomyłkę.
Jeśli chcesz skorzystać ze zwolnienia za listopad 2026 roku, wniosek RWS musisz złożyć w październiku 2026 roku.
Jeżeli wybierasz grudzień, wniosek składasz w listopadzie.
| Miesiąc zwolnienia | Kiedy złożyć wniosek RWS |
|---|---|
| Listopad 2026 | Od 1 do 31 października 2026 |
| Grudzień 2026 | Od 1 do 30 listopada 2026 |
| Styczeń 2027 | Od 1 do 31 grudnia 2026 |
Wniosek złożony w grudniu 2026 roku dotyczy już stycznia 2027 roku, czyli wakacji składkowych za kolejny rok.
Nie można więc czekać z wnioskiem za grudzień do końca grudnia.
Jak złożyć wniosek RWS?
Wniosek o wakacje składkowe składa się elektronicznie za pośrednictwem profilu płatnika w eZUS.
Przed wypełnieniem formularza warto przygotować dane dotyczące pomocy de minimis oraz sprawdzić aktualne dane działalności.
ZUS udostępnił nową wersję wniosku RWS w czerwcu 2026 roku. Zawiera ona między innymi pole pozwalające wskazać wersję klasyfikacji PKD.
Nie zapomnij też o dokumentach rozliczeniowych za miesiąc objęty zwolnieniem. Przyznanie wakacji składkowych nie znosi obowiązków związanych z rozliczeniem ZUS.
Oficjalne informacje i instrukcję znajdziesz na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Studia dziecka w kosztach firmy. Czy rzeczywiście jest to możliwe?
Teraz druga sytuacja, która może zaskoczyć niejednego przedsiębiorcę.
Prowadzisz firmę. Twoja córka lub syn studiuje i pomaga Ci w działalności. Płacisz za studia. Czy czesne może stać się kosztem uzyskania przychodów?
W określonych okolicznościach tak. Ale sam fakt, że dziecko studiuje i pomaga rodzicom, nie wystarczy.
Co potwierdziła skarbówka we wrześniu 2026 roku?
17 września 2026 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną o sygnaturze 0114-KDIP3-1.4011.728.2026.2.LS.
Sprawa dotyczyła przedsiębiorczyni prowadzącej działalność obejmującą między innymi sprzedaż internetową.
Jej córka miała wykonywać na podstawie umowy zlecenia czynności związane z obsługą i rozwojem strony internetowej oraz sklepu, analizą danych i wdrażaniem rozwiązań informatycznych.
Jednocześnie córka rozpoczynała studia na kierunku Informatyka Stosowana.
Matka zamierzała opłacać czesne, ponieważ wiedza ze studiów miała być wykorzystywana bezpośrednio w prowadzonej działalności.
Organ podatkowy uznał stanowisko przedsiębiorczyni za prawidłowe.
Dlaczego urząd zaakceptował taki wydatek?
Kluczowe było powiązanie studiów z działalnością gospodarczą.
Studia informatyczne miały dostarczać wiedzy potrzebnej do wykonywania konkretnych zadań w firmie.
Nie chodziło więc wyłącznie o sfinansowanie edukacji córki, ale o wydatek związany z funkcjonowaniem i rozwojem przedsiębiorstwa.
Podstawą oceny był art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym koszty uzyskania przychodów muszą służyć osiąganiu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń.
Czy można opłacić dowolne studia swojego dziecka?
Nie należy tak interpretować stanowiska skarbówki.
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi sklep internetowy, a jego dziecko studiuje kierunek niezwiązany z działalnością i nie wykonuje dla firmy zadań wymagających zdobywanej wiedzy, uzasadnienie takiego kosztu może być bardzo trudne.
To samo dotyczy sytuacji, gdy dziecko nie wykonuje rzeczywistych obowiązków w firmie, a jedynym celem opłacenia studiów jest sfinansowanie prywatnej edukacji.
Najważniejsza jest rzeczywista korzyść gospodarcza, a nie pokrewieństwo.
Jakie dokumenty warto przygotować?
Jeżeli przedsiębiorca rozważa finansowanie studiów członka rodziny pracującego w firmie, powinien zadbać o odpowiednie uzasadnienie i dokumentację.
Warto zgromadzić:
- rzeczywistą umowę określającą zasady współpracy,
- opis zadań wykonywanych dla firmy,
- program studiów i wskazanie jego związku z obowiązkami,
- dokumenty potwierdzające opłacenie czesnego,
- dowody rzeczywiście wykonywanych prac i wykorzystania zdobywanych kwalifikacji.
W interpretacji z 17 września 2026 roku przedsiębiorczyni wskazała między innymi fakturę uczelni wystawioną na firmę i potwierdzenie przelewu.
Warto też pamiętać, że interpretacja indywidualna nie daje wszystkim przedsiębiorcom automatycznego prawa do takiego samego rozliczenia.
Każdy przypadek wymaga oceny jego rzeczywistych okoliczności. Należy osobno sprawdzić skutki w PIT, a także ewentualne obowiązki wynikające z umowy i zasad ubezpieczenia zleceniobiorcy.
Co łączy wakacje składkowe i studia dziecka?
Pozornie niewiele. Jedno rozwiązanie dotyczy ZUS, a drugie kosztów podatkowych.
Jednak dla przedsiębiorcy oba zagadnienia sprowadzają się do jednego pytania:
Czy wykorzystuję możliwości, które przepisy już mi dają?
Wakacje składkowe wymagają przede wszystkim sprawdzenia warunków i złożenia wniosku we właściwym terminie.
Finansowanie studiów osoby pracującej w firmie wymaga z kolei rzeczywistego związku wydatku z działalnością oraz odpowiedniej dokumentacji.
To nie jest ta sama forma oszczędności. Zwolnienie ze składek ogranicza kwotę, którą przedsiębiorca musi sam sfinansować. Natomiast koszt uzyskania przychodów może obniżać podstawę opodatkowania dochodu, a więc wpływać na wysokość PIT.
Dwa przykłady z życia przedsiębiorcy
Przykład 1. Właściciel małej firmy usługowej
Przedsiębiorca opłaca własne składki ZUS i nie korzystał jeszcze z wakacji składkowych w 2026 roku.
Jeżeli spełnia ustawowe warunki, może rozważyć złożenie w październiku wniosku za listopad albo w listopadzie za grudzień.
Nie oznacza to zwolnienia ze wszystkich składek, ale może ograniczyć jego wydatki związane z ubezpieczeniami społecznymi w wybranym miesiącu.
Przykład 2. Rodzinny sklep internetowy
Właścicielka sklepu współpracuje z córką, która odpowiada za stronę internetową i narzędzia informatyczne. Córka studiuje informatykę.
Jeżeli wydatek na studia jest gospodarczo uzasadniony, odpowiednio udokumentowany i spełnia warunki przepisów podatkowych, może istnieć możliwość zaliczenia czesnego do kosztów uzyskania przychodów.
Nie oznacza to jednak, że urząd automatycznie zaakceptuje identyczny wydatek w każdej firmie rodzinnej.
Co warto sprawdzić w swojej firmie jeszcze w październiku 2026 roku?
Zanim zakończy się kolejny miesiąc, odpowiedz sobie na cztery pytania.
- Czy wykorzystałem już wakacje składkowe za 2026 rok?
- Czy spełniam warunki, żeby złożyć wniosek RWS?
- Czy finansuję szkolenia lub studia osób rzeczywiście pracujących w mojej firmie?
- Czy potrafię udokumentować związek tych wydatków z działalnością?
Jeżeli przynajmniej jedna odpowiedź budzi wątpliwości, warto omówić sprawę ze swoją księgowością.
Najczęściej zadawane pytania
Czy wakacje składkowe obejmują składkę zdrowotną?
Nie. Przedsiębiorca nadal musi rozliczyć i opłacić należną składkę zdrowotną.
Czy można prowadzić działalność podczas wakacji składkowych?
Tak. Nie trzeba zawieszać firmy. Można normalnie wykonywać usługi, sprzedawać towary i wystawiać faktury.
Czy wniosek o wakacje składkowe za grudzień 2026 można złożyć w grudniu?
Nie. Wniosek dotyczący grudnia należy złożyć w listopadzie 2026 roku.
Czy studia dziecka można zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej?
Jest to możliwe w określonych okolicznościach. Trzeba wykazać związek studiów z rzeczywistą pracą na rzecz firmy oraz osiąganiem, zachowaniem lub zabezpieczeniem jej przychodów.
Czy wystarczy, że faktura za studia jest wystawiona na firmę?
Nie. Sama faktura nie przesądza o prawie do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.
Czy przedsiębiorca na ryczałcie odliczy czesne od przychodów?
Nie na zasadach właściwych dla kosztów uzyskania przychodów. Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie pomniejsza się przychodu o standardowe koszty prowadzenia działalności.
Podsumowanie. Mniejsze koszty firmy zaczynają się od dobrych decyzji
Nie każda oszczędność wymaga zmiany formy opodatkowania czy reorganizacji działalności.
Czasami wystarczy skorzystać z dostępnego zwolnienia w ZUS. Innym razem trzeba prawidłowo ocenić wydatek, który ma rzeczywisty związek z rozwojem firmy.
Najważniejsze to nie działać na podstawie samego nagłówka przeczytanego w internecie.
Sprawdź warunki, dokumenty i terminy. Dopiero później podejmij decyzję.
W Biurze Rachunkowym EKONOMIK w Poznaniu zajmujemy się obsługą księgową i rozliczeniami przedsiębiorców. Jeśli nie masz pewności, jak prawidłowo ująć konkretny wydatek albo przygotować rozliczenia ZUS, skontaktuj się z naszym biurem.
Więcej praktycznych porad znajdziesz w Strefie Wiedzy Przedsiębiorcy na ekonomiksc.pl.
Jeżeli zastanawiasz się, jak obniżyć koszty prowadzenia firmy, zacznij od sprawdzenia dostępnych ulg i prawidłowego rozliczania wydatków. Dobrze prowadzona księgowość pomaga wykorzystać zgodne z prawem możliwości bez podejmowania niepotrzebnego ryzyka podatkowego.
Wiedza o tym, jak obniżyć koszty prowadzenia firmy, zaczyna się od znajomości przepisów i terminów. Zanim skorzystasz z ulgi albo zaliczysz wydatek do kosztów podatkowych, sprawdź, czy Twoja sytuacja spełnia wszystkie wymagania.
Źródła i podstawy prawne
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych, „Zwolnienie z opłacenia składek ZUS, wakacje składkowe”, aktualizacja 26 czerwca 2026 r.
- ZUS, „Wakacje składkowe, nowy wniosek. Od kiedy obowiązuje i jak go wypełnić”, 26 czerwca 2026 r.
- Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności przepisy dotyczące zwolnienia z opłacania składek.
- Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 1 i art. 23.
- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 września 2026 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.728.2026.2.LS.
Stan prawny i źródła zweryfikowane na 12 października 2026 roku. Tekst ma charakter informacyjny. Ocena indywidualnej sytuacji wymaga analizy właściwych przepisów i dokumentów.