KPiR elektroniczna od 2027. Co zmieni JPK PIT?

KPiR elektroniczna od 2027 roku obejmie kolejną grupę przedsiębiorców. Papierowa podatkowa księga przychodów i rozchodów ma zniknąć z codziennej praktyki kolejnej grupy przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2027 roku pozostali podatnicy PIT będą musieli prowadzić księgi i ewidencje przy użyciu programu komputerowego. Wyjaśniamy, kogo obejmie obowiązek, jakie pliki pojawią się w rozliczeniach i kiedy trzeba będzie wysłać je po raz pierwszy.

Papierowa KPiR tylko do końca 2026 roku?

Dla wielu małych firm papierowa KPiR nadal jest czymś zwyczajnym. Zapisy można prowadzić ręcznie albo w arkuszu, a dokumenty przekazywać księgowości w tradycyjnej formie. Od 2027 roku taki model przestanie wystarczać przedsiębiorcom, których nie objął wcześniejszy etap cyfryzacji.

Nowe zasady nie oznaczają jednak, że od stycznia 2027 roku każdy przedsiębiorca będzie co miesiąc wysyłał do urzędu nowy plik JPK. To dwie różne sprawy.

Księga ma być prowadzona elektronicznie na bieżąco, natomiast jej ustrukturyzowany zapis będzie przekazywany po zakończeniu roku, w terminie związanym ze złożeniem rocznego zeznania.

Kogo obejmie obowiązek od 1 stycznia 2027 roku?

Cyfryzacja ksiąg została podzielona na etapy. Od początku 2026 roku obowiązek objął podatników PIT i ryczałtowców zobowiązanych do przesyłania JPK_V7M, czyli miesięcznego pliku VAT.

Od 1 stycznia 2027 roku dołączą pozostali przedsiębiorcy rozliczający podatek dochodowy na podstawie ustawy o PIT albo ustawy o ryczałcie. W praktyce będą to między innymi:

• podatnicy VAT rozliczający się kwartalnie i składający JPK_V7K,

• przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,

• osoby prowadzące KPiR, których nie objął obowiązek od 2026 roku,

• ryczałtowcy prowadzący ewidencję przychodów, których nie objął wcześniejszy etap.

Ważne: obowiązek nie dotyczy wyłącznie podatników VAT. O jego zastosowaniu decyduje także sposób prowadzenia ksiąg i etap harmonogramu przewidziany dla danej grupy.

Jakie pliki pojawią się przy rozliczeniu PIT?

Rodzaj pliku zależy od ewidencji prowadzonej przez przedsiębiorcę:

• JPK_PKPIR dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów,

• JPK_EWP dla ewidencji przychodów prowadzonej przez ryczałtowców,

• JPK_ST dla ewidencji albo wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Przedsiębiorca prowadzący KPiR i posiadający środki trwałe powinien więc przygotować się nie tylko na plik JPK_PKPIR, lecz także na dane potrzebne do JPK_ST.

KPiR elektroniczna od 2027. Kiedy pierwszy plik?

Pierwszy plik dotyczący księgi prowadzonej w 2027 roku zostanie przesłany dopiero w 2028 roku. Nie będzie to raport miesięczny. Termin przekazania danych będzie powiązany z terminem złożenia zeznania podatkowego za dany rok.

Do końca 2026 roku przedsiębiorca powinien przygotować program, dane i sposób przekazywania dokumentów.

Od 1 stycznia 2027 roku księga albo ewidencja będzie prowadzona elektronicznie.

W 2028 roku nastąpi pierwsza wysyłka pliku obejmującego dane za 2027 rok.

Czy roczne zeznanie PIT też się zmieni?

Nie. Ministerstwo Finansów wskazuje, że nowe obowiązki nie zmieniają dotychczasowego sposobu składania zeznań PIT i CIT.

Elektroniczny plik z księgi będzie dodatkowym obowiązkiem raportowym, a nie zamiennikiem rocznego zeznania.

Co zmieni się w codziennej pracy firmy?

Największa zmiana nie nastąpi w dniu wysyłki pliku, lecz znacznie wcześniej. Dane wpisywane do księgi przez cały rok będą musiały być kompletne, uporządkowane i możliwe do zapisania w wymaganej strukturze.

W praktyce warto zwrócić uwagę na cztery obszary:

• program księgowy powinien obsługiwać właściwą strukturę JPK,

• dane kontrahentów i dokumentów muszą być wpisywane jednolicie,

• ewidencja środków trwałych powinna być aktualna i kompletna,

• sposób przekazywania dokumentów do biura rachunkowego trzeba ustalić przed rozpoczęciem 2027 roku.

Sam zakup programu w grudniu nie rozwiąże problemu, jeżeli firma przez cały rok zbiera dokumenty bez jasnych zasad. Najwięcej pracy może wymagać uporządkowanie całego procesu, a nie samo kliknięcie przycisku „Wyślij”.

Czy urząd otrzyma więcej danych?

Urząd skarbowy otrzyma dane z księgi w ujednoliconym formacie, który pozwala łatwiej je analizować i porównywać. Dlatego błędy, braki oraz niespójności mogą być prostsze do wychwycenia niż w tradycyjnych papierowych zapisach.

Nie oznacza to automatycznie kontroli po każdym błędzie. Oznacza jednak, że jakość danych w księgach będzie miała jeszcze większe znaczenie.

Warto zadbać o poprawność zapisów już w trakcie roku, zamiast czekać do momentu przygotowania pliku.

Jak przygotować firmę do 2027 roku?

Najbezpieczniej zacząć od krótkiego przeglądu:

1. Sprawdź, czy Twój sposób prowadzenia księgowości będzie zgodny z obowiązkiem od 2027 roku.
2. Ustal z biurem rachunkowym, kto prowadzi księgę w programie i kto odpowiada za wysłanie pliku.
3. Zweryfikuj, czy używany program będzie obsługiwał JPK_PKPIR, JPK_EWP oraz JPK_ST.
4. Uporządkuj ewidencję środków trwałych i dane historyczne.
5. Ustal prosty oraz regularny sposób przekazywania dokumentów.

Najważniejszy wniosek

Od 2027 roku cyfrowa księgowość obejmie kolejną, bardzo szeroką grupę małych firm. KPiR albo ewidencja przychodów będzie prowadzona przy użyciu programu komputerowego, ale pierwszy plik za 2027 rok trafi do urzędu dopiero w 2028 roku. Nie będzie wysyłany co miesiąc.

To dobry moment, aby sprawdzić program, uporządkować dokumenty i ustalić zasady współpracy z księgowością. Im wcześniej firma przygotuje dane, tym mniejsze ryzyko nerwowych poprawek po zakończeniu roku.

Nie wiesz, czy zmiana obejmie Twoją firmę?

Biuro Rachunkowe EKONOMIK pomoże sprawdzić obowiązki, uporządkować obieg dokumentów i przygotować księgowość do nowych struktur JPK.

Powyższe informacje mają charakter ogólny i edukacyjny. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z doradcą podatkowym lub księgowym.

Źródła

Ministerstwo Finansów: Elektroniczne księgi i ewidencje podatkowe

Krajowa Administracja Skarbowa: Struktury JPK w podatkach dochodowych

Biznes.gov.pl: Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów